Frankiermaschinen Ratgeber
Alles rund um das Thema Frankiermaschinen
Im Ratgeber erfahren Sie mehr über die Vorteile, Funktionen und Bedienung von Frankiermaschinen. Hier finden Sie praktische Informationen, die Ihnen die richtige Auswahl eines zu Ihrem Bedarf geeigneten Frankiersystems erleichtern.
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Die ideale Frankiermaschine für kleine Unternehmen

Kleine FrankiermaschineMit wachsendem Erfolg eines Unternehmens erhöht sich auch die Anzahl an Briefen, die täglich verschickt werden müssen.

Angebote, Rechnungen und die Korrespondenz mit den öffentlichen Behörden lassen den Briefstapel schnell ansteigen, und damit auch den verbundenen Zeitaufwand. Wir haben für Sie einige gute Argumente gefunden.

Es muss regelmäßig ein Vorrat an Briefmarken aufgefüllt, eine Portokasse verwaltet und nicht zuletzt jeder Brief einzeln per Hand frankiert werden.

Dabei entstehen häufig Fehler, weil etwa zu viel oder – meistens noch ärgerlicher – zu wenig Porto auf den Umschlag aufgeklebt wurde.

In den meisten Unternehmen werden daher Frankiermaschinen eingesetzt, um diesen Prozess zu erleichtern. Fanden sich in früheren Zeiten noch handbetriebene Geräte mit Kurbelantrieb in den Büros wieder, greifen die modernen Systeme heutzutage auf digitale Technik zurück.

Professionell frankieren

Dadurch können viele Tätigkeiten wesentlich komfortabler erledigt oder sogar komplett automatisiert werden. So entfällt das lästige und zeitraubende Heraussuchen von Briefmarken und manuelle Aufkleben.

Und auch das Führen einer Portokasse sowie der Gang zum Briefmarkenschalter werden überflüssig, weil das Porto über die Internetleitung nachgeladen wird.

Mit einem Frankierabdruck versehen, der sich zudem mit Ihrem eigenen Firmenlogo und einer Werbebotschaft ergänzen lässt, vermittelt Ihre Geschäftspost außerdem noch einen professionellen Eindruck.

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Zeit und Kosten sparen

Kurz gesagt: Eine Frankiermaschine spart Ihnen eine Menge an wertvoller Zeit und Geld. Dabei können auch kleine Firmen mit niedriger Sendungsmenge ebenso von den Vorteilen einer Frankiermaschine profitieren wie große Unternehmen.

Bereits ab wenigen Sendungen (Briefe oder Päckchen) pro Tag lohnt sich der Einsatz einer Frankiermaschine rechnerisch.

Für kleine Unternehmen spielt vor allem der Zeitfaktor eine wichtige Rolle, der sich deutlich bemerkbar macht. Da Sie weniger zeitliche Ressourcen verlieren, können Sie oder Ihre Mitarbeiter sich wieder auf effektivere Tätigkeiten konzentrieren.

Auch das Firmenkonto wird geschont, denn die Deutsche Post gewährt Ihnen auf die Portoladung Ihrer Frankiermaschine einen Rabatt von 1% bei jeder Aufladung ab 200,- Euro. In Kombination mit einer Briefwaage, die das korrekte Porto ermittelt und automatisch an die Frankiermaschine überträgt, entstehen zudem keine Fehlfrankierungen mehr.

Darüber hinaus gibt es aber auch Effekte, die sich kaum betriebswirtschaftlich messen lassen. Stellen Sie sich etwa vor, ein Angebotsschreiben erreicht einen potentiellen Kunden zu spät, weil aus Versehen ein paar Cents zu wenig freigemacht wurden – und ein Konkurrent erhält den lukrativen Auftrag.

Oder was ist ein professionelles Erscheinungsbild Ihrer Briefsendungen für das Unternehmen wert? Auch der hierdurch entstehende Werbeeffekt, der einem ohne Frankiermaschine entgeht, lässt sich genauso schwierig in konkreten Zahlen ausdrücken.

Funktionen und Bedienung

Eine moderne Frankiermaschine ist ähnlich aufgebaut wie ein handelsüblicher Drucker, mit dem Unterschied, dass es kein Papierfach gibt.

Stattdessen werden die Briefumschläge einem schmalen Schacht zugeführt, in dem sich ein Inkjet-Druckkopf befindet. Dieser bringt den Frankierabdruck in Form eines maschinenlesbaren 2D-Barcodes auf die Postsendung.

Bei kleinen Frankiermaschinen für niedrige Sendungsmengen findet die Zuführung manuell statt. Größere Modelle für mittleres bis hohes Postvolumen sind dagegen mit einem automatischen Briefeinzug ausgestattet.

Um großformatige Sendungen wie z.B. Päckchen zu frankieren, verwendet man selbstklebende Frankierstreifen, auf denen der Frankierabdruck angebracht wird.

Neben dem Porto besteht die Möglichkeit, zusätzlich ein individuelles Firmenlogo mit einem Werbespruch auszudrucken. Hier sind in der Regel unterschiedliche Motive und Texte einstellbar, so dass etwa zu Feiertagen besondere Botschaften ausgewählt werden können.

In Verbindung mit einer portorechnenden Briefwaage kann automatisch der korrekte Portowert ermittelt und an die Frankiermaschine übertragen werden. So wird jede Sendung centgenau zum derzeitigen Tarif frankiert.

Jede Frankiermaschine verfügt über ein spezielles, von der Deutschen Post zertifiziertes Sicherheitsmodul, in dem das Portoguthaben sicher gespeichert und mit den einzelnen Frankiervorgängen verrechnet wird.

Das Briefporto kann einfach und bequem per Knopfdruck über die Internetleitung nachgeladen werden und wird im Sicherheitsmodul gespeichert. Gleichzeitig werden anstehende neue Tariftabellen aktualisiert oder Updates übertragen.

Digitale Frankiermaschinen lassen sich zudem mit mehreren Kostenstellen, also Unterkonten für das Portoguthaben, betreiben. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn Sie eine übersichtliche Abrechnung nach Firmenabteilungen benötigen, oder sich das Gerät mit mehreren Nutzern teilen möchten.

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Modelle für jeden Bedarf

Die Auswahl einer Frankiermaschine sollte grundsätzlich bedarfsgerecht erfolgen. Maßgeblich dafür ist das in Ihrem Unternehmen anfallende Postvolumen. Das bedeutet die durchschnittliche Anzahl an Sendungen, die täglich frankiert werden müssen.

Unternehmen mit relativ niedrigem Postvolumen entscheiden sich meist für ein Modell der Einsteigerklasse ohne automatische Briefzufuhr. Diese bringen alle wichtigen Funktionen einer ausgereiften Frankiermaschine mit sich, sind dabei jedoch besonders platzsparend und preisgünstig in der Anschaffung.

Vor allem in Büros von Steuerberatern, Notar- und Anwaltskanzleien oder Arztpraxen finden Einsteiger-Frankiermaschinen häufig praktische Verwendung.

Sollte in Ihrer Firma ein wesentlich höheres Postvolumen anfallen, oder falls bereits jetzt mit einem starken Anstieg der Briefmenge zu rechnen ist, kann auch ein leistungsstärkeres Modell für Sie in Frage kommen.

Hier erfahren Sie mehr über Frankiermaschinen für hohes Postvolumen.

Testangebot nutzen

Reibungslose und schnelle Prozessabläufe sind für jedes Unternehmen, egal welcher Größe, ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Mit preisgünstigen und platzsparenden Einsteigermodellen für den Schreibtisch haben auch kleine Unternehmen die Möglichkeit, die Vorteile einer Frankiermaschine für sich zu nutzen, um anfallende Geschäftspost zeitsparend und effizient zu bearbeiten.

So gehen keine wertvollen Kapazitäten verloren, die Ihre Mitarbeiter sinnvoller nutzen können. Durch ein professionelleres Erscheinungsbild Ihrer Postsendungen entsteht zusätzlich ein positiver Eindruck und Werbeeffekt beim Empfänger.

Damit Sie sicher beurteilen können, ob der Einsatz einer Frankiermaschine für Sie tatsächlich sinnvoll ist, können Sie das Modell PostBase Mini von Francotyp-Postalia über einen Zeitraum von zwei Wochen kostenlos bei sich im Büro testen.

Während des Testzeitraums haben Sie die Gelegenheit, alle Vorteile einer kleinen Frankiermaschine kennenzulernen und sämtliche Funktionen auszuprobieren. Danach können Sie entscheiden, ob Sie das Gerät behalten möchten oder wieder zurückschicken.

Hier finden Sie das kostenlosen Testangebot zur PostBase Mini.

Individuelles Angebot erhalten

Mit dem Infoformular auf dieser Seite können Sie sich jetzt auch einfach ein Angebot für eine auf Ihren Bedarf passende Frankiermaschine erstellen lassen.

Falls Sie nicht sicher sind, welche Leistungsklasse auf Ihr Sendungsvolumen zutrifft, beantworten Sie bitte wenige Fragen zu Ihrem Postaufkommen, und Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden entsprechende Informationen – kostenlos und unverbindlich.

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