Frankiermaschinen Ratgeber
Alles rund um das Thema Frankiermaschinen
Im Ratgeber erfahren Sie mehr über die Vorteile, Funktionen und Bedienung von Frankiermaschinen. Hier finden Sie praktische Informationen, die Ihnen die richtige Auswahl eines zu Ihrem Bedarf geeigneten Frankiersystems erleichtern.
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Die optimale Frankiermaschine für hohes Briefvolumen

Auch im Zeitalter der E-Mail findet ein erheblicher Anteil der Unternehmenskommunikation noch immer über den Postweg statt. Dabei haben sich auch die Frankiersysteme weiterentwickelt und funktionieren heutzutage mit digitaler Technik.

In den meisten Unternehmen gehören digitale Frankiermaschinen mittlerweile zum Standard, weil so wesentlich effizientere und kostengünstigere Abläufe in den Poststellen entstehen. Besonders bei höheren Sendungsmengen wirkt sich dies deutlich auf die betrieblichen Kennzahlen aus.

Dabei werden diese Systeme nicht nur von großen Organisationen, wie z.B. Finanzinstituten, Versicherungen oder öffentlichen Behörden, eingesetzt. Auch Unternehmen aus dem Mittelstand machen sich die Vorteile einer Frankiermaschine zu Nutzen, wenn es um den professionellen Briefversand geht.

Bei der Auswahl eines geeigneten Frankiersystems gilt es, eine auf Ihren individuellen Bedarf abgestimmte Lösung zu ermitteln. So lassen sich verschiedene Hardware- und Software-Komponenten miteinander kombinieren, um ideale Prozessabläufe zu gestalten.

Frankiermaschine für mittleres Briefvolumen

Postvolumen und Sendungsarten

Das wichtigste Kriterium für die Auswahl eines geeigneten Frankiersystems ist das in Ihrem Unternehmen anfallende Postvolumen, also wie viele Sendungen durchschnittlich pro Tag frankiert und verschickt werden müssen.

Wenn Ihnen dieser Wert nicht bekannt ist, sollte zunächst eine Zählung der Sendungsmenge durchgeführt werden. Im Zweifelsfall können Sie sich dabei auch von einem auf das Output-Management spezialisierten Berater unterstützen lassen.

Beachten Sie dabei auch, ob Ihr Sendungsvolumen an manchen Tagen eventuell höher ausfallen kann, z.B. auf Grund von speziellen Werbemailings, dem monatlichen Rechnungsversand oder anderer Aktionspost.

Zudem ist die Frage zu klären, welche Sendungsarten in Ihrem Unternehmen hauptsächlich verschickt werden. Handelt es sich eher um identische Sendungsarten oder liegt bei Ihnen ein hoher Anteil an Mischpost mit unterschiedlichem Gewicht und Portotarif vor?

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Komponenten und Zusatzmodule

Je nach Gerätemodell und -typ können moderne Frankiermaschinen verschiedene Komponenten mitbringen oder durch optionale Module flexibel erweitert werden, so dass bedarfsgerechte Prozessabläufe entstehen.

Während bei kleinen Frankiermaschinen für niedrige Sendungsmengen die zu frankierenden Briefumschläge noch einzeln per Hand zugeführt werden, verfügen die leistungsstärkeren Modelle über einen automatischen Briefeinzug, der Ihnen die Arbeit auf komfortable Weise erleichtert.

Die am häufigsten gebrauchte Zusatzfunktion ist eine portorechnende Briefwaage, welche den exakten Portowert ermittelt und an die Frankiermaschine überträgt. Für die meisten Modelle kann eine solche Waage als Zubehör erworben und extern an das Gerät angeschlossen werden.

Als größter Vorteil dieser Lösung gilt, dass es sich um eine besonders platzsparende Variante handelt. Da der Wiegevorgang jedoch zunächst manuell stattfindet, ist es am sinnvollsten, jeweils identische Sendungsarten in einem Arbeitsgang zu frankieren.

Liegen regelmäßig höhere Stückzahlen an Sendungen mit unterschiedlichem Gewicht vor, empfiehlt sich ein Frankiersystem mit integriertem Wiegemodul. Dieses nimmt als Bestandteil modular erweiterbarer Systeme zwar etwas mehr Platz ein, ermöglicht dafür aber ein dynamisches Wiegen und Frankieren in einem Vorgang. Das erhöht deutlich die Geschwindigkeit der Postbearbeitung bei Mischpost.

Darüber hinaus können weitere Funktionsmodule, wie z.B. ein automatischer Briefschließer, oder Softwareprogramme zur übersichtlichen Verwaltung, Darstellung und Auswertung Ihrer Portokosten je Kostenstelle, das Frankiersystem ergänzen.

Frankiermaschine für hohes Briefvolumen

Serviceleistungen des Herstellers

Neben den technischen Anforderungen sollten Sie bei der Auswahl einer Frankiermaschine ebenso auf die vom Hersteller angebotenen Serviceleistungen achten.

Hier gibt es oft große Unterschiede, die nicht zu vernachlässigen sind. Ein Defekt an Ihrem Frankiersystem kann auf Grund von liegen gebliebener Post, z.B. Rechnungen, schnell einen finanziellen Schaden für Ihr Unternehmen bedeuten.

Ein gut funktionierendes Servicenetz des Herstellers, das notwendige Wartungs- und Reparaturarbeiten eventuell auch kurzfristig bei Ihnen vor Ort ermöglicht, ist somit ein wichtiger Vorteil.

Individuellen Bedarf abwägen

Damit die Investition in eine Frankiermaschine zu einem optimalen betriebswirtschaftlichen Ergebnis beiträgt, sollten Sie die genannten Faktoren bei Ihrer Entscheidung insgesamt berücksichtigen. Dabei sollten Sie nicht nur Ihre jetzige Situation betrachten, sondern auch eine mögliche zukünftige Entwicklung einschätzen.

Wer im normalen Geschäftsalltag überschaubare Sendungsmengen komfortabel bearbeiten möchte und ab und zu höhere Stückzahlen für Aktionssendungen oder den monatlichen Rechnungsversand einplant, kann mit einer Frankiermaschine der mittleren Leistungsklasse eine hohe Zufriedenheit erwarten.

Unternehmen hingegen, in denen ein überdurchschnittlich hohes Postvolumen zum Regelfall gehört, benötigen leistungsstärkere Frankiersysteme mit entsprechenden Kapazitäten und Geschwindigkeiten.

Sollte bei Ihnen bereits eine Frankiermaschine zum Einsatz kommen, mit der Sie regelmäßig an die vom Hersteller angegebenen Leistungsgrenzen stoßen, kann auch der Wechsel auf ein effizienteres System in Betracht gezogen werden.

Dabei sollte nicht allein der Preis einer Frankiermaschine über die Auswahl entscheiden. Wichtige Kriterien sind auch, ob passende Zusatzkomponenten für eine eventuell später erforderliche Erweiterung des Systems angeboten werden, und welche Serviceleistungen mit dem Hersteller verbunden sind.

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