Frankiermaschinen Ratgeber
Alles rund um das Thema Frankiermaschinen
Im Ratgeber erfahren Sie mehr über die Vorteile, Funktionen und Bedienung von Frankiermaschinen. Hier finden Sie praktische Informationen, die Ihnen die richtige Auswahl eines zu Ihrem Bedarf geeigneten Frankiersystems erleichtern.
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Was ist beim Kauf einer Frankiermaschine zu beachten?

Frankiermaschinen sind als praktische Helfer beim Briefversand aus heutigen Büros kaum mehr wegzudenken. Die zeit- und kostensparenden Geräte sind, je nach Modell und Leistungsklasse, mit unterschiedlichen Funktionen und Merkmalen ausgestattet.

Zudem lassen sich viele Modelle durch Zusatzmodule flexibel erweitern. So ist es möglich, ein passendes Frankiersystem auszuwählen, das genau den Anforderungen im eigenen Unternehmen entspricht.

Damit Sie bei der Auswahl einer Frankiermaschine eine optimale Entscheidung treffen können, sollten Sie vor dem Kauf einige wichtige Aspekte beachten.

1) Die anfallende Sendungsmenge

Die durchschnittliche Anzahl an Briefen oder Päckchen, die in Ihrem Unternehmen täglich frankiert werden müssen, wird als Postvolumen (oder auch Frankiervolumen) bezeichnet und stellt eines der Hauptkriterien bei der richtigen Auswahl dar.

Beachten Sie dabei auch, ob an manchen Tagen mit einem höheren Postaufkommen zu rechnen ist, z.B. für spezielle Werbeaktionen oder beim monatlichen Rechnungsversand.

Abhängig vom Modell und der jeweiligen Leistungsklasse können Frankiermaschinen unterschiedliche Mengen an Briefen pro Minute verarbeiten.

Wenn Sie relativ überschaubare Mengen an Post möglichst komfortabel und schnell frankieren möchten, empfiehlt sich in der Regel ein kleines Einsteigermodell für niedrige Sendungsmengen, das auf jeden Schreibtisch passt.

Entsteht in Ihrem Unternehmen hingegen regelmäßig sehr viel Ausgangspost, benötigen Sie ein Gerät für mittleres bis hohes Postvolumen. Hierbei sind vom kompakten Schreibtischgerät bis hin zu weit größeren Frankiersystemen mit speziellem Poststellen-Mobiliar verschiedene Lösungen erhältlich.

2) Häufige Sendungsformate und –arten

Welche Sendungsformate und –arten müssen häufig frankiert werden?

Grundsätzlich lassen sich mit FRANKIT Frankiermaschinen sowohl Briefe als auch Päckchen für nationale und internationale Sendungen bearbeiten. Dabei werden auch Briefzusatzleistungen (wie z.B. Einschreiben) unterstützt. Ausgenommen hiervon sind jedoch Postwurfsendungen sowie Sendungen per Nachnahme.

Um herkömmliche Briefe zu versenden, lässt sich diese Aufgabe standardmäßig mit allen Frankiermaschinen-Modellen erfüllen. Für vereinzelte Sendungen im Großformat verwendet man selbstklebende Frankierstreifen, die separat bedruckt werden können.

Möchten Sie oft großformatige Sendungen wie Päckchen frankieren, was etwa bei Online-Shops der Fall ist, kann auch ein Modell mit automatischem Frankierstreifengeber in Betracht gezogen werden.

3) Ausstattung und Zusatzfunktionen

Frankiermaschinen werden modellabhängig mit unterschiedlicher Ausstattung und Zusatzfunktionen angeboten, die Ihnen das professionelle Frankieren erleichtern.

Das können zum Beispiel eine anschließbare Briefwaage, ein automatischer Einzug für Briefumschläge oder auch externe Steuerungs-Displays sein. Zudem werden die Systeme oftmals durch praktische Verwaltungssoftware ergänzt.

Bedenken Sie, welche Merkmale für die Optimierung Ihrer Prozessabläufe relevant sind, und mit welchen möglichen Funktionen sich das Frankiersystem bei späterem Bedarf nachrüsten lassen soll. Demnach können Sie sich für ein Modell entscheiden, das auch zukünftig Ihren Anforderungen entspricht.

4) Firmenlogo und Werbetext

Einer der beliebtesten Vorteile einer Frankiermaschine ist die Möglichkeit, das eigene Firmenlogo sowie einen eigenen Werbetext zusätzlich neben dem Frankierabdruck anbringen zu können.

Damit erhalten Ihre Sendungen ein professionelles und individuelles Erscheinungsbild, und vermitteln schon beim Briefumschlag einen guten ersten Eindruck.

Bei den meisten Frankiermaschinen besteht die Option, unterschiedliche Werbestempel (auch Werbeklischee genannt) einzustellen. Dies ist besonders praktisch, wenn sich mehrere Nutzer einer Bürogemeinschaft ein Gerät teilen möchten, oder wenn zu speziellen Anlässen wie an Feiertagen ein anderer Text oder eine andere Grafik ausgedruckt werden soll.

Achten Sie darauf, ob die Frankiermaschine die von Ihnen benötigte Anzahl an Werbestempeln unterstützt, und dass sich diese leicht auswechseln lassen.

5) Kostenstellenverwaltung

Digitale Frankiermaschinen sind mit einem speziellen Sicherheitsmodul ausgestattet, in dem das virtuelle Portoguthaben gespeichert wird. Um neues Guthaben aufzuladen, wird auf Knopfdruck eine Internetverbindung zum Datenzentrum hergestellt und anschließend bequem per Lastschriftverfahren abgerechnet.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, mehrere Kostenstellen bzw. Unterkonten gesondert voneinander zu verwalten. Damit erhalten Sie eine transparente, abteilungsgenaue Übersicht aller entstandenen Portokosten.

Vergewissern Sie sich vor einer Entscheidung, dass ausreichend Kostenstellen für Ihren Anwendungsbedarf konfigurierbar sind, und wie sich der Zugang vor unberechtigtem Fremdzugriff absichern lässt.

6) Service und Support

Ein unerwarteter Ausfall des Frankiersystems kann unangenehme Folgen haben. Nicht abgesendete Briefe verursachen einen Stau in der Poststelle und in manchen Fällen sogar einen wirtschaftlichen Schaden für das Unternehmen.

Aus diesem Grund ist ein guter Service des Herstellers, der auch kurzfristige Wartungen und Reparaturen vor Ort ermöglicht, ein ebenso wichtiges Kriterium, das Sie bei Ihrer Auswahl berücksichtigen sollten.

Der individuelle Bedarf entscheidet

Mit einem bedarfsgerecht ausgewählten Frankiersystem lassen sich automatisierte Prozessabläufe realisieren, die optimal zu Ihrem Unternehmen passen und somit ein Höchstmaß an Effizienz bei der Bearbeitung Ihrer Ausgangspost ermöglichen.

Um eine geeignete Frankiermaschine auszuwählen, sollten Sie zunächst die individuellen Anforderungen im eigenen Unternehmen ermitteln. Neben der Anzahl an Briefen, die Sie täglich versenden, sind dabei auch die Ausstattung des Gerätemodells und gewünschte Zusatzfunktionen ausschlaggebend.

Beachten Sie außerdem Faktoren wie eine leichte Bedienbarkeit oder die Möglichkeit zu einer eventuellen Erweiterung des Systems zu einem späteren Zeitpunkt. Darüber hinaus sind auch die angebotenen Serviceleistungen des Herstellers entscheidend, falls eine schnelle Reparatur der Frankiermaschine notwendig sein sollte.

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